También, que se pueda trabajar desde casa si los niños están enfermos o si hay que “echar horas” el fin de semana para acabar un proyecto.
Para mí, el concepto de teletrabajo es más amplio, suponiendo poder realizar el 100% de las tareas habituales manteniendo la productividad sin que la compañía se resienta por tu ubicación física (o incluso distribución horaria de este.)
La obligación de teletrabajar impuesta por la situación de pandemia producida por la Covid-19 se ha abordado de diferentes maneras, principalmente desde el punto de vista técnico. Se ha buscado resolver los inconvenientes técnicos para resolver los problemas más acuciantes para poder dar servicio a los usuarios. Se han abordados soluciones que principalmente resuelven la escala de la demanda: más portátiles para distribuir, más ancho de banda, mejores terminadores de VPN, más servidores para la granja de escritorios virtuales y más herramientas de colaboración online. Muy bien, fase 1 concluida, ¿y ahora qué? ¿cómo nos preparamos para la siguiente oleada? ¿teletrabajaremos realmente?
Tres puntos clave en cualquier proceso de transformación
Un correcto sistema de teletrabajo requiere del análisis y despliegue de medidas de los tres puntos clave de cualquier proceso de transformación (procesos, personas y tecnología) para garantizar un entorno seguro para la compañía, productivo y cómodo para el empleado, con el objetivo de que la experiencia de este sea al menos la misma en casa que en la oficina. No podemos perder de vista que estar en casa puede aumentar las dificultades para la concentración y la productividad.
Es imprescindible evaluar y adaptar los procesos del negocio a las nuevas circunstancias. La logística y distribución han sido muy afectados durante esta crisis (sobre todo si nos fijamos en el gran consumo). La atención al cliente ha sido otro de los elementos que más ha sufrido durante esta crisis. Los procesos de backoffice (cobros, facturas, gestión de proveedores…) y la propia producción también se ha visto afectada. Es el momento de replantearse los procesos a lo largo de toda nuestra cadena de valor y utilizar filosofías Lean y Agile, y herramientas como el Design Thinking.
Las personas que forman parte de nuestra organización conviven diariamente con diversas circunstancias asociadas a la pandemia y a la nueva forma de trabajar. Como organización es nuestro deber velar por su salud y la de sus familias y, también, salvaguardar la salud de la propia compañía. Acciones encaminadas a mantener la conciliación entre ambas es responsabilidad de las empresas.
La formación y el asesoramiento en cuestiones de salud son importantes, como también lo son la formación y el asesoramiento en la nueva forma de trabajar: organización y decoro profesional en las nuevas circunstancias, ética, (tele)reuniones efectivas, etc. Es importante mantener el contacto entre los miembros del equipo y el foco en el objetivo común.
En suma, la tecnología como herramienta habilitadora del proceso de transformación. Tecnología que tiene que estar focalizada en resolver los problemas encontrados durante esta primera ola que se ha paliado a base de hacer lo mismo (utilizar las mismas tecnologías) pero a una escala mayor.
El primer problema ha sido la multiplicación del número de usuarios que trabajaban desde fuera del centro de trabajo y el poco tiempo para planificarlo.
La solución sería utilizar tecnologías basadas en arquitecturas escalables y flexibles, basadas en entornos cloud (híbridos o públicos) que garanticen la reducción de costes cuando no se utilicen los recursos, pero que a su vez aseguren la capacidad de absorber la demanda extra cuando sea necesario.
Asimismo, arquitecturas que garanticen la seguridad de la información de la compañía y que ésta no pueda ser accesible por el compromiso de la seguridad de las Wifi y equipos domésticos. Es necesario tener muchas precauciones cuando se habilitan accesos desde el exterior a aplicaciones que antes solamente estaban accesibles a través de la red interna.
También, cubrir la atención a los clientes de manera exquisita, independizando las comunicaciones de clase empresarial del puesto de trabajo físico y su ubicación. Utilizar entornos con cierto nivel de hibridación con soluciones cloud modernas y flexibles.
A su vez, garantizar la experiencia de usuario de los trabajadores, independientemente del puesto de trabajo que utilice en cada momento, accediendo a entornos de aplicación o escritorios virtualizados en arquitecturas cloud que puedan ser escaladas en función de la demanda en cada momento.
Y finalmente, saber adaptar los procesos a una demanda variable, la decisión de cuándo y porqué debemos de implementar, y qué política implementar en caso de necesidad para los negocios; esa es la parte clave.
