Common MS, empresa desarrolladora de soluciones de software y partner de SAP, ha diseñado un proyecto basado en las plataformas de SAP, para mejorar los procesos de gestión de deuda y cobros en la compañía energética Feníe Energía, sobre la nube de Gigas Hosting.
El aspecto más destacado de este proyecto, es el cambio en el modelo de gestión de cobros de Feníe Energía, que a partir de este momento se realizará de forma end-to-end en todas las facturas emitidas por la compañía, con la complejidad que esto conlleva en una empresa de utilities.
Feníe Energía es una compañía eléctrica española formada por medio centenar de asociaciones provinciales, que comercializa electricidad, gas y servicios de ahorro energético a todo el territorio nacional y cuyo crecimiento se basa, entre otros, en proporcionar a sus clientes soluciones para la mejora continua de la gestión energética.
El desafío: mejorar la operativa diaria
El crecimiento del negocio de Feníe Energía supuso un incremento exponencial en el número de facturas mensuales que la compañía debía emitir a sus clientes, que se realizaba a través de soluciones excesivamente rígidas y sin capacidad de escalabilidad granular, lo que afectaba a la eficiencia económica de sus sistemas de TI, y ampliaba en exceso los tiempos de implementación de nuevas soluciones para absorber dicho crecimiento.
La implantación de SAP HANA de la mano de Common MS, supuso el desarrollo de una serie de nuevas funcionalidades que mejoran la actividad diaria de la compañía y entre las que cabría destacar:
- La integración de la nueva plataforma con el CRM corporativo para la creación online de clientes como Business Partners y contratos vía Web Service.
- El diseño de nuevas interfaces con el sistema de facturación, para cumplir todos los requisitos de información en la gestión de cobro, incluyendo posibilidad de consultar el PDF de la factura desde SAP.
- Configuración de un nuevo y mucho más eficiente circuito de cobros, y los medios utilizados, especialmente los cobros en formato SEPA por contrato y no por cliente, como es habitual en el estándar FI-AR de SAP.
Common MS también ha llevado a cabo la implantación de una Consola de Gestión de Cobros, para poder realizar fácilmente la conciliación de los extractos bancarios con distintos criterios (número de factura, contrato, etc.) con diferente formato de fichero, y para cobros por transferencia, tarjeta o norma 57, así como de la Consola de Gestión de Deuda, destinada a la gestión de la deuda comercial, teniendo en cuenta los diferentes circuitos (personas físicas o jurídicas, contratos de gas, contratos de electricidad de más de 10 Kw, de menos de 10 Kw, Administraciones Públicas, etc.) cumpliendo todos los requisitos en forma y tiempos que establece la ley.
En palabras de Carlos Corrales, Director Financiero de Feníe Energía, “con el proyecto puesto en marcha por Common MS, hemos conseguido un ahorro de entre un 10 y un 20% en los tiempos de respuesta y comunicaciones entre los clientes y los agentes de impagos/recobros. También hemos conseguido reducir en un 20% las reclamaciones por errores de notificaciones a clientes”.
Pero los beneficios obtenidos por Feníe Energía tras el proyecto, también se reflejan en el área financiera, ya que la compañía ha conseguido una mejora de la información financiera y del proceso cálculo de deuda en el proceso de cierre contable que los responsables de la compañía cifran en un 5%.
Mejora también para los clientes
Este proyecto de Feníe Energía no solo va a suponer mejoras en el día a día de la compañía sino también de sus clientes y agentes, como por ejemplo:
• Envío de reclamaciones vía email tanto a clientes como a agentes y de notificaciones a otros terceros, como Servicios Sociales (pobreza energética) o administraciones concursales.
• El envío de ficheros a diferentes terceros y con diferentes protocolos (FTP...) para Equifax (Asnef), distribuidora (cortes / restablecimientos de suministro).
• La clasificación de clientes/contratos según diferentes características (pobreza energética, bono social, punto de suministro esencial...).
Gigas y el soporte para el desarrollo en la nube
Otro de los aspectos destacados del proyecto era la necesidad de Feníe Energía de disponer de sistemas escalables con la máxima granularidad. Para lograrlo, Common MS confió en la nube pública de Gigas, proveedor de servicios IaaS certificado por SAP, y más concretamente en la solución Cloud Datacenter bajo modelo SAP HANA TDI Compliant.
Este producto, diseñado a partir de un pool de recursos en el que se definen cores, memoria y disco, y al que se puede añadir cualquier otro producto de un entorno físico (VLAN, VPN, firewalls comerciales o balanceadores de carga, etc.), dispone de una arquitectura adecuada para escalar granularmente todos los elementos de computación y memoria.
Señalar por último, que este proyecto se suma a otros que Common MS ha realizado en Feníe Energía como la implantación del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), Common MS EaSII Concilia o módulos estándar como SAP MM (Materials Management) SAP Controlling y SAP Ventas y Distribución (SD).
