Las pymes no tienen varitas mágicas para avanzar a velocidad de crucero. Pero sí cuentan con multitud de nuevas herramientas tecnológicas que pueden conseguir una eficiencia óptima. Banco Santander explica la importancia de las nuevas tecnologías para alcanzar el éxito, una máxima que aplica a su propio desarrollo como entidad financiera. A través del portal Santander Impulsa Empresa, un espacio dedicado a asesorar y dar apoyo a los negocios, la entidad destaca el sistema ERP. Se trata de un software operativo que permite a empresas de cualquier tamaño gestionar muchas áreas de su función diaria, desde la contabilidad y las finanzas a los recursos humanos, pasando por las compras, la producción o la logística, entre otras.
Este nuevo software se despliega por módulos. Por lo general, cada departamento dispone de uno específico dentro del propio sistema ERP. Son partes que, además, se pueden añadir o quitar en función de las necesidades de cada empresa.
“Muchas pymes siguen recurriendo a hojas de Excel y a aplicaciones que no se entienden entre ellas para llevar la gestión de sus cuentas y procesos. Pero si quieren dar un paso adelante en su proceso de digitalización, ser más eficientes, sacar verdadero partido a sus datos y prepararse para crecer, tendrán que pensar en implantar un ERP, señalan expertos del banco”. Por el contrario, otras han dado un paso adelante y han implantado el sistema ERP en su proceso de digitalización para ser más eficientes, sacar verdadero partido a los datos y prepararse para crecer. Además, ahora con la nube, un ERP ha dejado de ser una inversión inasumible y solo hay que pagar una cuota mensual, que además es variable, dependiendo de las necesidades.
Banco Santander destaca las ventajas del uso de este sistema y la facilidad que aporta a la hora de proporcionar la información en una empresa. Un sistema ERP centraliza los datos, con el fin de facilitar la administración y optimizar los procesos dentro de una compañía. Así, mantiene los datos disponibles y actualizados para todos los departamentos. Pero, al mismo tiempo, tiene un diseño modular. Es decir, cada área o departamento de la empresa (ventas, producción, finanzas…) tiene, por decirlo de alguna manera, su propia versión del ERP, adaptada a sus necesidades específicas.
También es capaz de automatizar tareas rutinarias y tediosas, como la entrada de datos contables o la generación de nóminas, lo que permite al personal de las compañías dedicar su tiempo a actividades de más valor. Además, este sistema es escalable y accesible desde cualquier lugar. Es decir, el cliente puede añadir más módulos y más licencias de usuario si las necesita. Por otra parte, si está en la nube, los empleados pueden acceder al mismo desde cualquier sitio y a través de un navegador web.
Además, en líneas generales, un ERP sirve sobre todo para ahorrar tiempo a las compañías, porque automatiza procesos que antes se hacían de forma manual y permite tener la información del negocio al día y perfectamente localizada, lo que ayuda a los gestores a acceder a los datos que más les interesan en cada momento y a tomar las mejores decisiones.
La información en un ERP está integrada, centralizada, y no repetida en varias versiones por hojas de cálculos y bases de datos diversas. Así, facilita el dato único y minimiza los errores humanos, las duplicidades o la acumulación de información irrelevante. Asimismo, y en combinación con herramientas de business intelligence (BI), un buen ERP permite generar informes que dirán a la dirección de la compañía qué producto se está vendiendo más en un momento concreto, y en qué áreas geográficas, o qué está pasando en un mercado en el que la compañía ha penetrado recientemente.
Otra de las ventajas es que, con la automatización y el dato único, es una herramienta clave para reducir costes. Una empresa con un ERP puede tener toda su facturación revisada y consolidada al cabo de unos días de terminar el mes.
Dar el salto al ERP o modernizarlo, explica Banco Santander, puede ayudar a una empresa en un momento de crecimiento acelerado o de diversificación del negocio; en un proceso de fusión (para dar soporte desde el departamento informático a la multiplicación de datos y fuentes de información); o de transición a un mercado global (con un ERP multilingüe y multidivisa que se adapte a distintos contextos nacionales).
Tipos de ERP
La entidad que preside Ana Botín diferencia entre un ERP horizontal, que cubre los procesos más habituales en una compañía, aunque es relativamente personalizable; y vertical, concebido para satisfacer las necesidades de gestión de un perfil muy determinado de organización, como un hospital o una planta química.
En función de su diseño y del desarrollo de su software, hay distintas clases. El ERP estándar tiene una estructura modular que responde a las necesidades de la mayor parte de empresas y está provisto de unas funcionalidades muy definidas y rígidas. Esta suele ser la primera opción en las compañías de menor tamaño, puesto que se implanta con facilidad y rapidez, y tiene un coste menor. Sin embargo, el ERP a medida es único en cada organización y está pensado para grandes empresas que tienen que gestionar procesos muy complejos. Así, hay para grandes compañías, que permiten un alto grado de personalización, y para pymes, que son paquetes más cerrados y predefinidos.
Por último, se pueden clasificar en función del lugar donde se aloje el software. El ERP local se instala en los servidores de la propia empresa, mientras que el ERP en la nube es ofrecido por un proveedor externo en modo SaaS (software-as-a-service) y el cliente paga por los módulos contratados y el número de usuarios que hace uso de estos en cada momento. Por su parte, el ERP híbrido está sobre todo en la nube, pero que también almacena información sensible en los servidores de la empresa.
Banco Santander, líder en el negocio de pymes en España, ha sido nombrado por tercera vez en seis años como el mejor banco del mundo para pymes por la revista Euromoney. También ha sido distinguido recientemente como el Banco más Innovador del Mundo por la revista The Banker.
